Некоторые копии документов нужно заверить, в противном случае этот документ не будет иметь силы. Расскажем, какие документы нужно заверять и как это требуется делать.
В каких случаях нужно заверять
Суть в том, что заверенная копия — это, по сути, полный дубль документа, который имеет для любой инстанции ту же силу, что и оригинал. Таковые требуются для официального документооборота.
Когда заверенные копии нужны:
-
Для государственных и муниципальных органов при совершении регистрационных действий.
-
Для суда в качестве письменных доказательств.
-
Для налоговых органов во время камеральной или выездной проверки.
-
Для предпринимателей, имеющих сотрудников — по просьбам таковых, если им по какой-то причине нужны заверенные копии.
-
Для контрагентов (также по их просьбе).
Право заверить копию имеет руководитель организации (так как действует от ее имени без доверенности), а также другое лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации.
Как выглядит заверенная копия
Копия считается заверенной, если на ней есть:
-
Специальная отметка, которая, собственно, указывает на «заверенность», - написанное «Верно» или «Копия верна». Как правило, она ставится под последним абзацем текста. Может быть рукописной или печатной (штамп).
-
Должность и Ф.И.О. лица, заверившего документ.
-
Собственная подпись заверившего лица.
-
Дата.
Важно! Если вам нужно заверить документ, убедитесь, что в копии содержатся все нужные сведения, они не «наезжают» на текст. Документ считается действительным только тогда, когда выполнены все условия.
Как нужно заверять многостраничный документ
Есть два варианта представления многостраничного документа:
-
Сшитые и пронумерованные страницы
-
Отдельные страницы.
В первом случае заверение может быть произведено один раз. Во втором заверять нужно каждую страницу, и для каждой страницы действуют все перечисленные выше требования.
Какие документы можно заверить у нотариуса
Зачастую за доверенными копиями обращаются к нотариусам. Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом. Если же на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов.
Помимо заверения копий нотариус также удостоверяет сделки, для которых действующим законодательством установлена обязательная нотариальная форма, например:
-
Договор ренты.
-
Договор дарения недвижимого имущества между гражданами.
-
Завещание и наследственный договор.
-
Брачный договор.
-
Соглашение об уплате алиментов.
Помимо документов, которые обязательно нужно заверить, есть документы, которые заверяются по желанию. В любом случае более надежный вариант — нотариальное заверение копии, поскольку она по своей юридической силе более значима.
Как заверять переводы документов
Информация об этом содержится в ст. 81 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1). В ней указывается, что нотариус может заверить перевод с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если же он не владеет, то перевод может сделать переводчик, а нотариус свидетельствует подлинность его подписи.
Главное — обращаться в контору с хорошей репутацией, которая точно с первого раза сделает все правильно.
Следите за новостями, подписывайтесь на рассылку.
При цитировании данного материала активная ссылка на источник обязательна.
